A The Corporate Rebels egy két srácból álló mini csapat, akik otthagyták nagyvállalati munkájukat azért, hogy felkeressék a világ leginspirálóbb munkahelyeit. A sok tapasztalatot – amit így a földgolyó legprogresszívabb vállalataitól első kézből szereztek meg – különféle fórumokon osztják meg a világgal.
A vállalatoknál tartott gyakori meetingek által okozott hatékonytalanság nemzetközi szinten is jelentős gazdasági károkat okoz, nem beszélve arról, hogy a rengeteg meeting mennyire gyötörni tudja az azon résztvevőket. A probléma megoldása a megfelelő meeting kultúra bevezetése, amihez itt olvashattok pár jó megközelítést.
Mérgező meetingek = a dolgozók kínzása (de eláruljuk a megoldást)
➔ Ezen a héten már valószínűleg egy – talán több – meetingen is részt vettél. Ez négyszemközti megbeszélés, osztály-, tájékoztató, egyeztető vagy esetleg más álruhába bújtatott meeting volt? Mindegy is, a meeting az meeting. És teljesen haszontalan és unalmas volt, ami csak a drága idődet rabolta?
A korábbi munkahelyeinken mi magunk is sokat szenvedtünk e bosszantó gyakorlattól, amit a modern kori kínzások egyik leggyakoribb formájának tekinthetünk.
A legrosszabb az egészben a legtöbb meeting hiábavalósága és eredménytelensége. Épp ezért a The Economist egyik cikkírója a következő cinikus megállapítást tette:
A dolgozók 80%-a számára a meetingeken töltött idő 80%-a időpazarlás.
Hihetetlen számok
➔ A Nebraskai Egyetem tudósai (Mroz, Allen, Verhoeven és Shuffler) a közelmúltban kimutatták, hogy a The Economist írója nem járt olyan messze az igazságtól. A tanulmányukban ezt írták: „Csak az Egyesült Államokban minden egyes nap 11-55 millió meeting kerül megtartásra, és a dolgozók hetente átlagosan hat órát töltenek ilyen megbeszéléseken.” Hetente hat órát! Hetente hat, legtöbbször elpazarolt órát.
De rosszabb is van ám. A menedzserek nyilvánvalóan még rosszabb helyzetben vannak, miután „hetente átlagosan 23 órájuk és hozzávetőlegesen a meetingeken töltött munkaidejük 80%-a megy pocsékba”. 80%-a! Mégis hogyan lehetnének így a dolgozók produktívak, vagy teremthetnének értéket a vállalat számára?
A kutatók szerint a tapasztalatok egyértelműen azt mutatják, hogy e munkahelyi kínzás csupán időpazarlás. „A résztvevők a meetingek felét feleslegesnek tartják, ez alapján a szervezetek évente nagyjából 213 milliárd dollárt pazarolnak el eredménytelen meetingekre.”
Mérgező meetingek
➔ A népszerű vezetői kézikönyvekben is gyakran kikelnek az értelmetlen megbeszélések ellen. Jason Fried és David Heinemeier Hansson (az egyesült államokbeli Basecamp szoftverfejlesztő cég társalapítói) is mérgezőnek tartják a meetingeket (lásd Rework – Profit újratöltve című könyvük).
Amellett érvelnek, hogy a meetingek manapság csak arra jók, hogy megakasszák a dolgozókat a munkájuk végzésében, amit hét nyomós indokkal is alátámasztanak (és ez – sajnos – számunkra csak kiindulópontként szolgált):
- „A meetingeken általában csak szavak és elvont fogalmak hangzanak el, nem pedig valódi problémák és ügyek megbeszéléséről szólnak.” Pipa.
- „A meetingeken általában elkeserítően kevés információt hoznak a résztvevők tudomására percenként.” Pipa.
- „A meetingeken állandóan eltérnek a tárgytól.” Pipa.
- „A meetingek alapos felkészülést igényelnek, amire általában nincs idő.” Pipa.
- „A meetingek napirendje gyakran annyira homályos, hogy résztvevőknek fogalmuk sincs a megbeszélés céljáról.” Pipa.
- „A meetingeken általában részt vesz legalább egy idióta, aki sosem szalasztja el a lehetőséget, hogy tovább pazarolja a hülyeségeivel a többiek idejét.” Hatalmas pipa.
- „Egy meeting nem meeting, mivel egy megbeszélés megtartása csak újabb meetingek megszervezését teszi szükségessé.” Pipa.
Meeting mint az elköteleződés fóruma
➔ Elég volt a meetingek ekézéséből; lényeg a lényeg, a legtöbb meeting szívás. Most inkább koncentráljuk arra, hogy hogyan változtathatunk ezen.
Csak hogy tisztázzuk, nem gondoljuk, hogy az összes meeting időpocsékolás lenne, és nem arra készülünk, hogy magunknál egy az egyben eltöröljük a meetingelés intézményét. Csak azt mondjuk, hogy ne tartsunk több felesleges, haszontalan, mérgező és időrabló megbeszélést.
Ugyanis a jó meetingek nagyon is hasznosak. A kutatók is kimutatták, hogy a megfelelően levezetett megbeszéléseknek számtalan előnye lehet, például a jó meetingeken kreatív és új ötletek születnek, a résztvevők vitába keverednek egymással, és gondolatébresztő eszmecserére is sor kerül.
Továbbá alapvető fontosságúak az információmegosztás, problémamegoldás és döntéshozás szempontjából. Mindennek pedig a világos következő lépések meghatározását kell eredményeznie a munka előremozdítása érdekében.
Tudományos eredményeken alapuló megoldás
➔ A kutatók szerencsére tanácsokat is adnak arra vonatkozóan, hogy hogyan lehetne jobb meetingeket tartani. Az általuk ajánlottak hozzávetőlegesen kétszáz tudományos cikk megállapításain alapulnak.
A jó meetingek szempontjából fontos, naprakész és tudományos tényeken alapuló javaslatokat fogalmaztak meg. Lentebb a meetingek előtt, alatt és után alkalmazandó legjobb gyakorlatokat soroljuk fel:
Meeting előtt
- Csak akkor szabad összehívni egy meetinget, ha az (feltétlenül) szükséges.
- A megbeszélés egyértelmű célját és a kívánt eredményét is meg kell határozni.
- Napirendet kell készíteni, amit előzetesen ki is kell küldeni (hogy a meghívottak átnézhessék).
- A megbeszélést nem szabad hosszúra nyújtani.
- Kizárólag az adott megbeszélnivaló kapcsán szakértelemmel és ismeretekkel rendelkező dolgozókat szabad meghívni.
- Meg kell bizonyosodni arról, hogy valamennyi meghívott érintett.
- A meeting kitűzött céljának elérése érdekében különböző eszközöket is igénybe lehet venni (pl. videókonferencia).
- A meeting kezdete előtt érdemes meggyőződni a technikai eszközök megfelelő működéséről.
Meeting alatt
- Fontos, hogy mindenki időben érkezzen.
- A meetinget időben kell elkezdeni és befejezni.
- Követni kell a világos célt és a meeting eredményét is meghatározó napirendet.
- Az összes résztvevőt biztatni kell a megszólalásra.
- Tartózkodni kell a panaszkodástól, a zsarnokoskodó viselkedéstől és a tiszteletlen megnyilvánulásoktól.
- Kerülni kell a nem kapcsolódó tevékenységek végzését, a zavaró tényezőket ki kell zárni, nem szabad egyszerre több feladattal foglalkozni, és lehetőséget kell biztosítani az összes jelenlévő aktív részvételére.
- Közbe kell lépni, ha a kommunikációs minta diszfunkcionálissá válik.
Meeting után
- Közvetlenül a meeting után szét kell küldeni a teendők listáját.
- A jövőben megtartandó meetingek jobbá tétele érdekében szintén a meeting után érdemes felmérni a résztvevők megbeszéléssel kapcsolatos elégedettségét, és értékelést kérni tőlük.
- A munkavállalói elkötelezettségről szóló felmérésbe érdemes belefoglalni a meetingekkel kapcsolatos elégedettség értékelését is.
- A meetingek szükségességének és megfelelőségének meghatározása érdekében kritikai vizsgálatnak kell alávetni a rendszeresen megtartott megbeszéléseket.
A technikai eszközök szerepe
➔ A meetingek kapcsán a technikai eszközök használatának szerepét nem könnyű pontosan meghatározni, mivel az még egy kevéssé kutatott terület. Természetesen az egyértelmű, hogy egyes eszközök rendkívül hasznosak a világ különböző pontjain tartózkodók közötti kommunikáció megkönnyítése tekintetében.
Azonban azzal is tisztában vagyunk, hogy ugyanezek az eszközök szörnyen idegesítőek és bosszantóak is tudnak lenni. Mindannyiunk környezetében találni olyan kollégát, aki a meetingek alatt folyamatosan a telefonját és a laptopját nyomkodja, ami rettentően idegesítő a többiek számára. Az ilyen viselkedés kizökkenti és frusztrálja a munkatársakat. Azonban a kutatási eredmények alapján ezen eszközök használatának hatása egyelőre nem egyértelmű.
Megpróbálni és kudarcot vallani jobb, mint meg sem próbálni
➔ Függetlenül attól, hogy a frontvonalban dolgozol, esetleg csapatvezető, felső vezető vagy vezérigazgató vagy, te is sokat tehetsz a csapatod, részleged vagy az egész szervezet számára tartott meetingek jobbá tételéért. Kezdd a fentebb felsorolt, kutatási eredményeken alapuló tanácsok megfogadásával, és nem számít, hogy az kis vagy mélyreható változással fog-e járni. Csak kezdj el kísérletezgetni, és majd menetközben hajts végre apróbb változtatásokat az addigi tapasztalatok alapján.
Ahogy azt mondogatni szoktuk: megpróbálni és kudarcot vallani jobb, mint meg sem próbálni.
