Az átláthatóság növelése nagygyűlések segítségével

Szerző: | 2020. 01. 20. | Modern szervezetek

A The Corporate Rebels egy két srácból álló mini csapat, akik otthagyták nagyvállalati munkájukat azért, hogy felkeressék a világ leginspirálóbb munkahelyeit. A sok tapasztalatot – amit így a földgolyó legprogresszívabb vállalataitól első kézből szereztek meg – különféle fórumokon osztják meg a világgal.

A következő írásukban a nagygyűlések fontosságára hívják fel a figyelmet, amellyel hatékonyan teremthető átláthatóság a szervezet egészében.

Rendhagyó gyakorlatok: az átláthatóság növelése nagygyűlések segítségével

➔ A figyelmünket felkeltő munkahelyek komoly hangsúlyt fektetnek a munkavállalói elkötelezettség növelésére, főképp a nagyobb átláthatóság révén. Úgy gondolják, ahhoz, hogy a dolgozók elköteleződését kiváltó és sikeres munkahellyé váljanak, be kell vonniuk valamennyi munkatársat a vállalat működésébe. Ennek érdekében pedig mindenképpen meg kell osztaniuk velük a céggel kapcsolatos információkat, legyen az akár a szervezet pénzügyi helyzetével, a szervezet céljának elérése érdekében tett előrelépésekkel vagy az eközben előttük tornyosuló kihívásokkal és elért sikerekkel kapcsolatos. A sikeres szervezeteknél látott egyik leghatékonyabb gyakorlat az úgynevezett nagygyűlések (town hall meeting) tartása.

Miről van szó?

➔ A nagygyűlések olyan, rendszeresen megtartott meetingek, amelyekre valamennyi dolgozó meghívást kap, és amelyeken a vezetőség nyíltan megvitat velük különböző üzleti kérdéseket. Ezeken a meetingeken főként a következő témák kerülnek megtárgyalásra: sikerek, kihívások, szervezeti változtatások, célok elérése felé tett előrelépések, pénzügyi helyzet és a versenytársakkal kapcsolatos új hírek.

Ezeket a gyűléseket általában a szervezet központjában tartják meg. Természetesen nem mindegyik dolgozó tud mindig megjelenni ezeken a nagygyűléseken különböző okokból kifolyólag (különösen olyan munkahelyek esetén, ahol nagyobb fokú szabadságot biztosítanak a munkatársaknak, például az általunk általában felkeresett szervezetek). Ezt a problémát sok cég úgy oldja meg, hogy a technika nyújtotta lehetőségeket hívja segítségül, például online streamelik a nagygyűléseket, hogy az éppen távol lévő munkatársak is csatlakozhassanak, esetleg felvételt készítenek, és azt később elküldik az összes dolgozónak, hogy bárki meg tudja nézni utólag is.

Mi az értelme?

➔ Nagygyűléseket számos különböző okból lehet tartani, például egyes szervezetek a munkavégzés összehangolása, az átláthatóság növelése vagy a bizalomépítés céljából, míg mások a dolgozóknak a problémamegoldási és döntéshozatali folyamatokba való bevonása és motiválása céljából. A Spotify HR-igazgatója, Katarina Berg ezzel kapcsolatban ezt mondta nekünk: „A nagygyűlések összehívásával főként az a célunk, hogy mindenkivel tudassuk, mi történik az ágazatban, mik az új hírek nálunk. A Spotifynál nagyon gyorsan változnak a dolgok, ezért fontos, hogy tisztázzunk valamennyi tervezett és végrehajtott változtatást.”

A Google híres, nagy közös (all hands) meetingjeinek a fő célja az átláthatóság növelése, valamint a munkatársak számára bizonyos döntések okának és hátterének elmagyarázása. Az egyik dolgozó például így nyilatkozott nekünk: „Bármelyikünk javasolhat kérdést a heti Google Hangouts-meetingre, és ha az adott kérdés feltevését mások is jó ötletnek tartják, akkor az biztosan elhangzik a megbeszélésen.” A Google esetében ezeket a nagygyűléseket péntekenként tartják.

Ez az igen egyszerű eszköz nagyon hasznosnak bizonyulhat a te cégednél is. Az általunk felkeresett szervezeteknél a nagygyűlések kétségtelenül jelentős szerepet játszanak a szervezeten belüli bizalomépítésben, valamint az átláthatóság és a munkavállalói elkötelezettség növelésében. Ezen túlmenően a McKinsey által a közelmúltban készített tanulmány amellett érvelt, hogy a frontvonalban dolgozó munkatársak kommunikációja és valódi bevonódása (amiket ráadásul a nagygyűlések nagymértékben elősegítenek) határozottan növeli a szervezeti átalakítás sikerességének esélyét.

Mi az értelme?

➔ Nagygyűléseket számos különböző okból lehet tartani, például egyes szervezetek a munkavégzés összehangolása, az átláthatóság növelése vagy a bizalomépítés céljából, míg mások a dolgozóknak a problémamegoldási és döntéshozatali folyamatokba való bevonása és motiválása céljából. A Spotify HR-igazgatója, Katarina Berg ezzel kapcsolatban ezt mondta nekünk: „A nagygyűlések összehívásával főként az a célunk, hogy mindenkivel tudassuk, mi történik az ágazatban, mik az új hírek nálunk. A Spotifynál nagyon gyorsan változnak a dolgok, ezért fontos, hogy tisztázzunk valamennyi tervezett és végrehajtott változtatást.”

A Google híres, nagy közös (all hands) meetingjeinek a fő célja az átláthatóság növelése, valamint a munkatársak számára bizonyos döntések okának és hátterének elmagyarázása. Az egyik dolgozó például így nyilatkozott nekünk: „Bármelyikünk javasolhat kérdést a heti Google Hangouts-meetingre, és ha az adott kérdés feltevését mások is jó ötletnek tartják, akkor az biztosan elhangzik a megbeszélésen.” A Google esetében ezeket a nagygyűléseket péntekenként tartják.

Ez az igen egyszerű eszköz nagyon hasznosnak bizonyulhat a te cégednél is. Az általunk felkeresett szervezeteknél a nagygyűlések kétségtelenül jelentős szerepet játszanak a szervezeten belüli bizalomépítésben, valamint az átláthatóság és a munkavállalói elkötelezettség növelésében. Ezen túlmenően a McKinsey által a közelmúltban készített tanulmány amellett érvelt, hogy a frontvonalban dolgozó munkatársak kommunikációja és valódi bevonódása (amiket ráadásul a nagygyűlések nagymértékben elősegítenek) határozottan növeli a szervezeti átalakítás sikerességének esélyét.

A Buurtzorg saját „nagygyűlésének” fő célja a munkavégzés összehangolása, az információmegosztás, valamint a munkavállalók bevonása a problémamegoldásba és döntéshozatalba. 

Hogyan működik?

➔ A nagygyűlések mindig lényegre törőek. Lentebb összegyűjtöttük a tanulmányutunk során ezzel kapcsolatban tanultakat.

  • Igyekezz a legmegfelelőbb időt és helyet kiválasztani a meeting megtartására.
  • Írd össze a megfelelő témákat (ezzel kapcsolatban kérd ki a munkatársak véleményét is).
  • Döntsd el, hogy milyen gyakran szeretnél ilyen megbeszéléseket tartani.
  • Gondoskodj arról, hogy mindenki vagy minél többen részt tudjanak venni (akár személyesen vagy online), vagy hogy utólag meg tudják nézni a meetingről készült felvételt.
  • A részvételt ne tedd kötelezővé (biztosan nem szeretnéd, hogy ez is erőltetett értekezletté váljon, ráadásul ha sokan elmaradoznak, akkor az annak a biztos jele, hogy valószínűleg nem érdeklődésre számot tartó témákat vetsz fel).
  • A jó és a rossz híreket is mondd el (ez itt nem a propaganda helye).
  • Kísérletezd ki a fenti tanácsok alapján a számotokra legmegfelelőbb módszereket, és mindig igyekezz azokat tökéletesíteni. Gyakorlat teszi a mestert.

A UKTV-nél, ami egy több csatornával rendelkező brit műsorszolgáltató, a nagygyűlés intézményén sok változtatást hajtottak végre, miután Darren Childs, a tévétársaság vezérigazgatója úgy érezte, hogy a gyűlések alatt a bizalmi szint nem volt elég magas. Emiatt állt elő egy érdekes újítással, a kérdésdoboz ötletével. Az elhatározását tett követte, és egy nagy, fekete (és egy hatalmas fehér kérdőjellel megjelölt) dobozt rakott ki a nyitott irodájuk közepére, amibe a dolgozók egész héten név nélkül annyi kérdést dobhattak be, amennyit csak akartak.

A keddenként megrendezett nagygyűlések alkalmával pedig Darren (vagy egy másik igazgatósági tag) kinyitja a kérdésdobozt, hangosan felolvassa a kérdést, majd azonnal meg is válaszolja. Darren ezzel kapcsolatban ezt mesélte nekünk: „A kérdésdoboz fontos előrelépést jelentett a cégnél, mivel jobb átláthatóságot és elszámoltathatóságot eredményezett. Nemcsak azt az egyértelmű jelzést küldi mindenki számára, hogy fontos számunkra az átláthatóság, hanem arra ösztönöz mindenkit, hogy a gyakran ki nem mondott kérdéseket is bátran tegyék fel.”

Más elképzelések

➔ Amint már említettük, a Spotify és a Google is hasonló gyakorlatot alkalmaz. Az otthonápolási szolgáltatást nyújtó holland szervezet, a Buurtzorg vezérigazgatója, Jos de Blok a cég intranetoldalának Jos de Blog nevű blogján rendszeresen tesz közzé blogposztokat. Ez a Buurtzorg saját „nagygyűlése”, aminek a fő célja a munkavégzés összehangolása, az információmegosztás, valamint a munkavállalók bevonása a problémamegoldásba és döntéshozatalba. Az amerikai Zingerman’s gourmet-üzlethálózat a „nyitott könyv” menedzsment szellemében hetente tart gyűléseket annak érdekében, hogy erősítsék a dolgozók tulajdonosi szemléletét.

Egy másik meglepő példával a szintén amerikai, közös alakulatot vezető, az azóta már nyugalmazott Stanley McChrystal tábornok állt elő az al-Kaida ellen folytatott harc során. A tábornok az Irakba való megérkezése után nem sokkal felismerte, hogy az alakulatnak égető szüksége van jóval nagyobb fokú átláthatóságra, mivel arra jutott, fontos lenne, ha valamennyi csapat tudomást szerezhetne és állandóan naprakész információval rendelkezne a szervezethez tartozó többi egység tevékenységéről. Elkezdtek nagygyűléseket tartani heti hat alkalommal biztonságos videókapcsolat segítségével. Végső soron majdnem mindennap hétezren csatlakoztak a nagyjából kétórás megbeszélésekhez. Ez az újítás nagyban hozzájárult ahhoz, hogy a közös alakulat és szövetségeseik könnyebben eligazodjanak és boldoguljanak a rendkívül nehezen átlátható és elképesztően gyorsan változó körülmények között is, amelyek közepette az al-Kaida elleni harcot folytatták. A beszámolók szerint McChrystal tábornoknak a nagygyűlés volt az egyik legjobb vezetői eszköze.

A sikerhez vezető út próbálkozások és kudarcok sorozata, de muszáj próbálkozni

➔ Attól függetlenül, hogy frontvonalban dolgozó munkatárs, csapatvezető, felső vezető vagy vezérigazgató vagy, te is sokat tehetsz a csapatodon, az osztályon vagy a szervezeten belül a munkavégzés összehangolásáért, az átláthatóság és a munkavállalói elkötelezettség javításáért. Ehhez nagyszerű első lépés lehet a nagygyűlések szervezése, attól függetlenül, hogy csak a csapatod vagy esetleg az egész szervezet számára hirdeted meg. Kezdj el kísérletezgetni, és útközben bátran hajts végre apróbb változtatásokat az addigi tapasztalatok alapján.

 

Forrás: https://corporate-rebels.com/town-hall-meetings/

Az Agiluu támogatja a szervezeteket, hogy agilisabbá váljanak.

Tetszett az írás? Iratkozz fel a blogra, hogy mindig értesülj az új írásokról!