Hogyan adjuk át a tulajdonosi szemléletet a „nyitott könyv” menedzsment módszer alkalmazásával?

Szerző: | 2020. 01. 28. | Modern szervezetek

A The Corporate Rebels egy két srácból álló mini csapat, akik otthagyták nagyvállalati munkájukat azért, hogy felkeressék a világ leginspirálóbb munkahelyeit. A sok tapasztalatot – amit így a földgolyó legprogresszívabb vállalataitól első kézből szereztek meg – különféle fórumokon osztják meg a világgal.

Azon cégek, amelyek rendhagyó gyakorlatként alkalmazzák a „nyitott könyv menedzsment”-et, nyilvánossá teszik a cég teljes pénzügyi kimutatását és az üzleti döntésekhez szükséges információkat. Ez a rendszer lehetővé teszi, hogy a munkavállalóknak átadhatóvá váljon a tulajdonosi szemléletet a cégben.

Rendhagyó gyakorlatok: „nyitott könyv” menedzsment

➔ A Zingerman’s csemegebolt-hálózat Ann Arbor-i (USA) központjába tett látogatásunk alkalmával láttuk először a „nyitott könyv” menedzsment gyakorlati megvalósulását, amitől szó szerint leesett az állunk. Ez indított minket arra, hogy a „nyitott könyv” menedzsment gyakorlatát mélyrehatóbban is tanulmányozzuk. E blogposzt megírása során igénybe vettük a téma egyik elismert szakértőjének, Duncan Oyevaar (OpenBook.Works) segítségét is ahhoz, hogy elmagyarázzuk, mindez hogyan működik, hogyan lehet a gyakorlatban alkalmazni, és miért is olyan elképesztően hatékony.

Nyitott könyv” menedzsment

Jack Stack amerikai „sorozatvállalkozót” tekintik a „»nyitott könyv« menedzsment atyjának”, akit az Inc. üzleti magazin hívott így először. Jack Stack abban a tekintetben számított úttörőnek, hogy a saját vállalkozásainál rendkívül átlátható szervezetirányítási módszert vezetett be. A vállalatirányítás e sajátos módszerét később John Case író nevezte el „nyitott könyv” menedzsmentnek. A „nyitott könyv” menedzsment eredeti célja szerint kizárólag a nyereségesség és a termelékenység javítására törekedett, azonban idővel egyre több szervezet kezdte felismerni az egyéb járulékos előnyeit, például a munkavállalók elégedettségének, elkötelezettségének, lojalitásának, motiváltságának, továbbá a vállalati innovációs képesség és fenntarthatóság javulását.

De pontosan mit jelent a „nyitott könyv” menedzsment? Ahogy a neve is sejteti, az egésznek a „könyvek” megnyitása a lényege. Az egész gyakorlat azon a feltételezésen alapul, hogy ha a dolgozókban kialakul a tulajdonosi szemlélet, akkor úgy fogják a munkájukat elvégezni a cégen belül, mintha az a sajátjuk lenne. Az a cél, hogy a vállalati működésre vonatkozó lényeges adatokat a csapatok számára való feldolgozásukat követően megosszák a dolgozókkal, ezzel ugyanis növelik az alkalmazottak elkötelezettségét, akik azután úgy végzik a munkájukat, mintha a cég a sajátjuk lenne.

A „nyitott könyv” menedzsment lényege a munkavállalók tulajdonosi szemléletének kialakítása és erősítése. De ahhoz, hogy a munkavállalók úgy dolgozzanak, mintha a cég a sajátjuk lenne, előbb megfelelő oktatásban kell részesülniük, a megfelelő információkat folyamatosan meg kell osztani velük, továbbá a megfelelő ösztönzők és jutalmazási rendszer bevezetése is elengedhetetlen.

  • Alkalmazottoktatás: Ahogy a tulajdonosoknak, úgy a dolgozóknak is tisztában kell lenniük a vállalat alapvető pénzügyi helyzetével (pl. eredménykimutatások, mérlegbeszámolók és egyéb kulcsfontosságú mutatók), valamint azzal, hogy ezek miként függnek össze a szervezet fő sikermérő mutatóival.
  • Információmegosztás: Ha a dolgozók tisztába kerültek a vállalat pénzügyi helyzetével, akkor a megalapozott üzleti döntések meghozásához szükséges információkat is a rendelkezésükre kell bocsátani. Fontos, hogy az információmegosztás mellett a kulcsfontosságú mérőszámok alakulását is nyomon kell követni. A ZingTrain, a Zingerman’s egyik üzletének munkatársa gyönyörűen fogalmazta ezt meg: „Az átláthatóság nagyszerű, azonban a »nyitott könyv« menedzsment az egyén tényleges felelősségvállalásáról és a cég működésébe való bevonásáról szól, és nemcsak arról, hogy belekukkantunk néhány pénzügyi kimutatásba, amiket a felső vezetés volt olyan kedves, hogy megosztott velünk.”
  • Jutalmazás: A dolgozók tulajdonosi szemléletének erősítése érdekében érdekeltté kell tenni őket a vállalkozás sikerében. Ezt akár egy munkavállalói résztulajdonosi program, pénzbeli jutalom vagy más típusú jutalmazási rendszer bevezetésével érjük el, mindenképpen gondoskodni kell arról, hogy a dolgozók valamilyen módon részesüljenek a vállalat üzleti sikere érdekében tett erőfeszítéseik eredményeiből.

Hogyan kell a „nyitott könyv” menedzsment gyakorlatát megvalósítani?

➔  Hogyan kell alkalmazni ezt a menedzsmentstratégiát? Először is, érdemes megnézni az Inc. magazin erről szóló rövid videóját:

Ezután Duncan Oyevaar, a „nyitott könyv” menedzsmentről szóló egyik alapmű (De Kracht van Open Book Management) társszerzőjének észrevételeinek és tapasztalatainak áttanulmányozásával érdemes folytatni, aki jelenleg is e gyakorlat jó néhány szervezetnél való meghonosításával foglalkozik.

Duncan Oyevaar így írt a könyvben: „A szemléletváltást megkövetelő »nyitott könyv« menedzsment egy szervezeti működési mód, amelynek révén mindenki — a szervezeten belül valamennyi szinten — lényeges működési és pénzügyi információk birtokába jut. Az összes dolgozó tisztában van azzal, hogy miként tud hozzájárulni egy adott kitűzött cél teljesítéséhez, legyen az működési vagy pénzügyi. A kiválasztott cél elérését mindig meg kell ünnepelni, és mindenki jutalomban részesül.

De hogyan kell hozzákezdeni? Először is, a lényegre kell koncentrálni, pontosabban ki kell választani három vagy négy fő témakört, amik az elkövetkező 12 hónapban hozzá fognak járulni a bevétel növekedéséhez. Érdemes az »alacsonyan lógó gyümölcsökkel« (low hanging fruits, legkönnyebben elérhető eredmények) kezdeni. A kiválasztott témaköröket számszerűsíteni kell egy termelési vagy pénzügyi célkitűzés formájában.  Ennek a számszerűsített célnak az elérésében valamennyi dolgozó részt fog venni. A számszerűsített cél meghatározását követően elengedhetetlen a munkavállalók részére annak elmagyarázása is, hogy miért olyan fontos ez a szám. Ha teljes képet nyújtunk, akkor mind a dolgozóknak, mind a menedzsereknek sokkal könnyebb lesz rájönniük arra, pontosan mit kell elérniük, és hogyan tudják azt elérni.

A következő lépés a szervezet pénzügyi helyzetének bemutatása. Kis lépésekkel kell kezdeni: először el kell magyarázni a kiválasztott fő témával összefüggő pénzügyi vagy működési mutatószámokat, majd meg kell várni, hogy a dolgozók különböző ötletekkel rukkoljanak elő azzal kapcsolatban, hogyan tudnának ezeken a számokon javítani.

A szervezet méretétől függően jó ötlet lehet még szervezeti egységek közötti csapatok kialakítása, amik a főtéma szempontjából fontos egyik területért lesznek felelősek. Ha ez megvan, a következő lépés egy játék kitalálása. A csapatoknak kell meghatározniuk a kiválasztott terület kapcsán a saját elérendő céljukat (lagging indicator), és hogy hogyan mérik majd a haladást (leading indicator) rendszeresen, rövid időtávon. Hogy egy kicsit szórakoztatóbb legyen a munka, a csapatok hadd tervezzenek meg maguknak egy eredménytáblát – biztosan meglepődünk majd, ha meglátjuk, milyen kreatívak tudnak lenni.

Ezenkívül azt is meg kell beszélni a munkatársakkal, hogy hogyan fogjuk megünnepelni a cél elérését. Ne feledjük, ez az ő játszmájuk. Találjunk ki valamilyen élménnyel kecsegtető jutalmat a csapat számára, amire később is szívesen emlékezhetnek, szemben a puszta pénzbeli jutalommal.

Az eredménnyel kapcsolatos folyamatos információáramlás biztosítása érdekében a csapatkapitányok tartsanak hetente egy rövid meetinget a saját csapatukkal, kéthetente pedig minket tájékoztassanak, mi pedig havonta egyszer hívjunk össze egy nagygyűlést, ahol beszámolunk az elért eredményekről a dolgozóknak, és összefoglaljuk, mit kell még tenni a cél elérése érdekében. Mindez kialakítja a dolgozókban a tulajdonosi szemléletet, növeli az innovativitást, az elkötelezettségüket, célorientáltságot és a vállalkozószellemet. Jó mulatást!”

Az összes dolgozó tisztában van azzal, hogy miként tud hozzájárulni egy adott kitűzött cél teljesítéséhez, legyen az működési vagy pénzügyi. A kiválasztott cél elérését mindig meg kell ünnepelni, és mindenki jutalomban részesül.

A „nyitott könyv” menedzsment előnyei

➔ A „nyitott könyv” menedzsment bevezetése után milyen babérokat arathatunk le? Az, amit a Zingerman’snál láttunk, egészen példamutató volt: egy 17 éves fiútól (mosogató) hallottuk a heti eladási adatokat, a nyereség alakulását és az ügyfélelégedettségi mutatókat. Akkor még csak pár hónapja dolgozott ott, mégis ezt mondta nekünk: „A korábbi munkahelyeimen csak azt várták el tőlem, hogy elvégezzem a számomra kijelölt feladatokat, de amióta itt dolgozom, úgy érzem, az agyam azon részeit is használom, amelyeket korábban nem. Úgy érzem, hogy én magam is részt veszek az üzletvezetésben, és hogy tevékenyen hozzájárulok annak sikeréhez.”

Biztosan el tudod képzelni, hogy mi minden változna, ha a csapatod tagjai vagy a szervezethez tartozó dolgozók az előbb említett mosogatóhoz hasonlóan állnának a munkájukhoz. Hogy további bizonyítékot szolgáltassunk, a „nyitott könyv” menedzsment gyakorlatát alkalmazó cégek értékesítése és nyeresége is egyértelmű növekedést mutat. Számos esettanulmány számolt be a termelékenység növekedéséről, a munkavállalók elkötelezettségének és motiváltságának javulásáról, valamint a nagyobb sikerrel történő megtartásukról.

Legyőzendő kihívások

➔ De akkor miért nincs több olyan szervezet világszerte, amely a „nyitott könyv” menedzsment gyakorlatát alkalmazza, ráadásul úgy, hogy John Case A küszöbön álló üzleti forradalom ígéretes alcímet kapó könyve már réges-régen, 1996-ban jelent meg? Duncan megosztotta velünk, hogy általában mik a legnagyobb legyőzendő kihívások:

„A »nyitott könyv« menedzsment kapcsán a legtöbben amiatt aggódnak, hogy valóban bölcs dolog-e a pénzügyi információk kiadása, mivel attól tartanak, hogy azok a versenytársaik tudomására jutnak majd. A tapasztalat azt mutatja, hogy a bizalom mindig kifizetődő, azzal nem élnek vissza a dolgozók.

A megfelelő kommunikáció kulcsfontosságú a »nyitott könyv« menedzsment sikeres alkalmazása érdekében. Ha nem okoz gondot a cég pénzügyi helyzetének a dolgozókkal való megosztása, akkor biztosan nem okoz majd problémát azoknak az adatoknak az elmagyarázása sem a számukra.

Ha néhány munkatárs nem tűnik túl lelkesnek a »nyitott könyv« menedzsment kapcsán, nem szabad törődni velük, inkább azokkal kell foglalkozni, akik nagyon is érdeklődőek. Apró lépésekkel haladjunk előre, ne árasszuk el a dolgozókat rengeteg új információval. Ezenkívül nem szabad hatalmas változást várni máról holnapra, lassan és kitartóan kell haladni.

Előfordulhat, hogy a középvezetés nem fogadja kitörő lelkesedéssel a »nyitott könyv« menedzsment bevezetésének hírét, mivel az utasító vezetési stílusról át kell térniük a facilitatív vezetési stílusra, miközben változatlanul felelősek maradnak az eredményekért.”

A rendhagyó gyakorlatok alkalmazásával érdemes kezdeni

➔ Mi teljes mértékben tisztában vagyunk a „nyitott könyv” menedzsment gyakorlati alkalmazásának előnyeivel, és az szerintünk nagymértékben hozzájárulhat ahhoz, hogy a te céged is a Corporate Rebels hőseihez válhasson hasonlóvá. Az általunk felkeresett vállalatok közül sokan a „nyitott könyv” menedzsment valamilyen változatát alkalmazzák, hogy ily módon erősítsék a munkatársak tulajdonosi szemléletét. Ha szeretnél többet megtudni a „nyitott könyv” menedzsmentről és annak alkalmazásáról, az alábbi remek könyveket ajánljuk:

  • Jack Stack The Great Game of Business (magyar címe: A nagy üzleti játék) című úttörő munkája
  • John Case: Open-Book Management (nagyszerű példákkal)
  • Vermeer, Pellikaan, Eeltink és Oyevaar: De Kracht van Open-Book Management (csak hollandul, hasznos gyakorlati útmutató)

 

Forrás: https://corporate-rebels.com/rebellious-practices-open-book-management/

<a href="https://agiluu.hu/author/istvan/" target="_self">Marhefka István</a>

Marhefka István

9 éves koromban kezdtem a programozást, professzionálisan pedig több mint 20 év tapasztalattal rendelkezem szoftvertermékek kifejlesztésében. Jónéhány agilis csapatban dolgoztam különféle szerepkörökben (vezető szoftverfejlesztő, architect, termékfelelős, scrum master stb.), ahol az erős csapatmunkára építve hoztunk létre sikeres termékeket. Dolgoztam magyar KKV-knál, multiknál Magyarországon és Svájcban. Korábbi saját startupom, az amerikai irodát is működtető Be-novative nevű cég, amelyből már exiteltem, a mai napig sikeres. Agilis szervezetfejlesztői és DevOps tanácsadóként 2017 óta dolgozom. Elsősorban hazai kkv-k és nagyvállalatok agilis és digitális transzformációs törekvéseit támogatom.

Az Agiluu támogatja a szervezeteket, hogy agilisabbá váljanak.

Tetszett az írás? Iratkozz fel a blogra, hogy mindig értesülj az új írásokról!