Agilis transzformáció? Nem kell túlgondolni, csak szokás kérdése! A retrospektív

Egyszerű szokásokkal te is elkezdheted a szervezetedben az agilisabbá válást!

Az agilis transzformáció hallatán, már csak a transzformáció szó miatt is egy nehézkes, minden szervezeti területet átmozgató, hatalmas erőforrásokat igénylő folyamat juthat eszünkbe, ami sok-sok éves távlatban akár igaz is lehet. Azonban az igazság az, hogy az agilis működést érdemesebb ennél sokkal könnyedebben és stresszmentesebben is elkezdeni, kicsiben, kísérletező módon, kevés kockázattal. Ehhez nem kell más, csak egy nyitott vezető, aki bátran kipróbál néhány új szokást beépíteni a mindennapi működésbe. Ebben a cikksorozatban igyekszünk sok olyan hasznos tippel szolgálni, amelyekkel bátran belevághatsz a változásba. (Első témánk a retrospektív meeting.)

Az agilitás a szervezet azon képessége, hogy dinamikusan érzékeli a környezetében zajló változásokat és válaszol rájuk akciókkal, amelyek fókuszáltak, gyorsak és rugalmasak. Fontos hangsúlyozni, hogy az agilis módszertanok átvétele nem egyenlő az agilis transzformációval, hiszen pusztán a módszerek bevezetésével a szervezeti kultúra nem fog megváltozni. Az agilis működés lényege pedig pont abban rejlik, hogy a folyamatos fejlődésnek köszönhetően a céges kultúra is átalakul. A rosszul működő mechanizmusok javíthatóak lesznek, a belső-külső szervezeti kapcsolatok, a munkahelyi légkör mind mind folyamatosan javulnak.

KEZDJ AGILIS TRANSZFORMÁCIÓBA EGYSZERŰEN!

Sok vezetőben felmerül, hogy a jelenlegi működésből egy agilisabb működés felé állítaná át szervezetét. Nemcsak az üzleti érdekek miatt, hanem a kultúra formálásának igénye miatt is.

A mi tanácsunk, hogy az agilis működésre való átállást kis lépésekben érdemes elkezdeni. Ezt a bevezetett szokásokra és a bevont emberek, részlegek nagyságára is értjük. Így van lehetőség kísérletezni, hibázni és kis kockázattal folyamatosan javítani működést.

Egy csapattal, a szervezet egy – akár – funkcionális részével érdemes kezdeni, akik nyitottak tesztelni az új működést, ezt a működést pedig folyamatosan javítják és kiterjesztik a szervezetben.

A futásról szóló jobbnál jobb könyvek rámutattak, hogy a legnagyobb kihívás új futóként a futás szokássá tétele jelenti. Ezek a könyvek azt mondják: Felejtsd el a különböző edzésterveket, a speciális öltözékeket, csak fuss – hetente háromszor vagy négyszer! Fuss! Vedd fel a futócipődet, menj ki otthonról, és fuss és tedd a szokásoddá, ez után pedig jöhetnek a specialitások. Ugyanez igaz az agilis működés bevezetésére is.

A vezetőként el kell hinned magadról, hogy képes vagy beindítani az egy agilis működést. Ehhez sokszor csak annyi kell, hogy gyakorolj a munkatársaiddal az új szokások által, míg végül valóban agilissá válik a működés.

Mielőtt bármilyen új szokást bevezetnél, tedd fel magadnak ezeket a kérdéseket. Ez közelebb visz ahhoz, hogy elképzeld, milyen a vágyott működés a szervezetedben, és ehhez milyen új szokás kialakítására van szükség.

• Milyen az, amikor eggyel jobban működik egy bizonyos folyamatunk?
• Miből vesszük ezt észre?

Erre a vágyott állapotra érdemes törekedni, amikor megválasztod, hogy milyen új rítusokat, módszereket vezess be a cégbe.

EGY EGYSZERŰ SZOKÁS AZ AGILIS MŰKÖDÉS BEINDÍTÁSÁRA: A RETROSPEKTÍV

Szerintünk az első és legfontosabb szokás, amit bevezethetsz a cégedben, az a rendszeres, visszatekintő és értékelő megbeszélések (=retrospektív) tartása. A retro megbeszélés fejleszti az önszerveződést, hatékony kommunikációt, bizalmat, a folyamatos tanulást és az emberek bevonását. A rendszeres, elmúlt időszakra visszatekintő megbeszéléseknek azonnali és nagy hatása van. Az emberek ilyenkor megállhatnak és átgondolhatják a jelenlegi teljesítmény javítását. Ez egy biztonságos hely a projekt sikereinek áttekintésére, a folyamatok javításának lehetőségeinek azonosítására és az esetlegesen felmerült problémák megoldására.

A retrospektíveken feltehetitek a kérdéseket:

• Went well: Mi ment jól?
• To improve: Mit fejlesszünk?
• Action items (Megállapodások): Milyen feladatok elvégzésével fejlesszük?

De megéri egy retro találkozó az emberek idejét, vagy csak egy újabb szükségtelen munkamegszakítás lesz? Attól függ, hogyan csinálod. Ha jól csinálják, egy retrospektív rávilágíthat a szervezet folyamatainak érdemi fejlesztésére, és a munkatársakat a megfelelő irányba mozgathatja, az emberek közötti együttműködést is szorosabbá teheti, ezáltal formálja a kultúrát. Ha rosszul csinálják, hibáztatássá, vagy csak egy újabb ismétlődő, időpazarló találkozóvá válhat.

PÉLDAFORGATÓKÖNYV EGY PROJEKTZÁRÓ RETROspektívHeZ

A projektet lezáró és értékelő megbeszélés az egyik leggyakrabban alkalmazott retro típus. Az agilis projekt lezáró retro olyan találkozó, amelyet az egy projekten dolgozó emberek tartanak a projekt végén, hogy áttekintsék a folyamatot, és azonosítsák a javítási lehetőségeket. Ez akkor tud hasznos lenni, ha a projekttagok nagy része egy későbbi projektekben is újra együtt fog dolgozni.

A találkozó célja, hogy

• megvizsgálja, hogyan zajlott a projekt az emberek közötti kapcsolatok, a folyamatok és az eszközök tekintetében,
• azonosítsa a jól sikerült elemeket és a lehetséges fejlesztéseket,
• megállapodások kötésével akciótervet készítsen a csapat munkájának javítására.

A mostani példánkban egy építőipari tervező cég egyik tervezőcsapata tart retrospektív értekezletet, akik az elmúlt 2 hónapban zajlott sportcsarnok tervezési projektjüket zárják le és értékelik. Az értekezlet hibrid módon (helyszíni tárgyalóban és home officeban) valósul meg, és a résztvevők az Easy Retro eszközt használják.

A példában felvázolt retro formátum max. 5-7 személy részvételével lesz ideális, mert ennél több résztvevő esetén már nem tarthatók az alábbiakban megadott időintervallumok, és csoportosítani szükséges a retro kártyákat.

IDŐTARTAM

A találkozó max. 60 percig tart, ez az idő elégséges a projekt fontos tanulságainak összegyűjtésére, a résztvevők meghallgatására és a teendők megfogalmazására.

RÉSZTVEVŐK

A retrospektíven jelen van 7 fő, melyből 5 fő a projekten eddig dolgozó tervező munkatárs, 1 fő cégvezető és 1 fő facilitátor.

HELYSZÍN, ESZKÖZÖK

A retro helyszíne hibrid: 3 fő home officeban, a többiek a cég egyik tárgyalójában vesznek részt, ahol megszakítás nélkül, nyugodt, zavartalan környezetben megtartásra kerülhet a megbeszélés. A résztvevők mindegyike laptopot és netkapcsolatot használ a retrohoz.

0. retrospektív ELŐKÉSZÍTÉSe

A facilitátor a retro megbeszélés előtt már előkészíti az Easy Retro felületet. Az Easy Retro egy online retrospektív eszköz, amely könnyen használható a megfigyelések összegyűjtésére. Használata nagyon egyszerű, nem igényel komolyabb hozzáértést, minimális angol tudással is jól használható. Elégséges a facilitátornak regisztrálnia erre az eszközre, a többiek pedig az általa megosztott linken keresztül regisztráció nélkül használhatják. (Egy rövid e-mailes regisztráció után az ingyenes verzióban havonta 3 alkalommal használható ingyenesen az eszköz.)

A facilitátor a sportcsarnok tervezési projekt retrojához egy új Easy Retro táblán „Went well”, „To improve” és „Megállapodások” oszlopokat készít elő a csapat számára.

A facilitátor előre szól a résztvevőknek, hogy hozzanak magukkal laptopot azok, akik személyesen vesznek részt, és hogy a meeting ideje alatt mindenki kapcsolja majd be a kameráját. A technikai előkészületekhez tartozik az is, hogy a meeting szobában mindenki letiltja a saját mikrofonját és hangszóróját, és a központi mikrofont/hangszórót használja az online hívásban.

1. RETROspektív KEZDÉS

A retrospektív felvezetése max. 5 perc időtartamú. A facilitátor határozottan elindítja a retrót, és csoportosan üdvözli a résztvevőket. Akár icebreaking jelleggel már a várakozási időszakban is beszélget a megérkezettel emberekkel, és ott egyenként üdvözli őket érkezéskor. Érdemes 10 perccel kezdés előtt már elindítania a hívást, hogy időben kiderüljön, hogy van-e technikai probléma és azt még időben le tudja kezelni.

Ismerteti a résztvevőkkel, hogy a mai retrospektív megbeszélés célja, hogy a csapat megvitassa az elmúlt két hónapban zajló sportcsarnok tervezési projekt tanulságait, annak érdekében, hogy a jövőben még sikeresebben tudjanak hasonló projekteket véghez vinni. Elmondja azt is, hogy milyen eszközt használnak a retrohoz és milyen időkeretet szánnak a találkozó egy-egy részére. Majd a facilitátor valós időben elküldi az Easy Retro tábla linkjét a résztvevőknek, majd meggyőződik arról, hogy minden résztvevő sikeresen megnyitotta a felületet és használni tudja azt. A facilitátor arra is megkér mindenkit, hogy kapcsolja be a kameráját, ha még nem tette volna.

 2. VISSZAEMLÉKEZÉSEK GYŰJTÉSE

Időtartama max. 5 perc. A facilitátor emlékezteti a résztvevőket, hogy az Easy Retro táblába a retro kártyákat megírni 5 perc idejük lesz. Ezután a résztvevők elkezdik írni a két oszlopba a projekttapasztalataikat a retro kártyákra. Az egyes csapattagok beírásai addig nem látszanak mások számára, amíg a facilitátor az idő végén meg nem fordítja azokat mindenki számára láthatóvá. Így ez idő alatt mindenkinek lehetősége van nyugodtan, átgondoltan beírni az első két oszlopba a gondolatait anélkül, hogy azt más látná.

Például: az egyik projekttag beírja egy kártyára a „Went well” oszlopba, hogy „Az ügyféllel hatékony volt az e-mailen keresztüli kapcsolattartás” vagy a „To improve” oszlopba, – mert szerinte ezen kellene javítani -, hogy „Az egymás részterveinek áttekintése, ellenőrzése sokszor elmaradt, ami később problémákhoz vezetett”.

3. VISSZAEMLÉKEZÉSEK FELDOLGOZÁSA, MEGÁLLAPODÁSOK

A retrospektív kártyákra írt visszaemlékezések megbeszélése max. 40 percig tart. A facilitátor egyszerre felfedi a kártyákat, amiket a résztvevők írtak. Az első oszloppal kezdve, egyesével felolvassa a kártyák szövegeit, majd az adott kártya íróját megkéri, hogy amennyiben szeretné, egészítse ki a gondolatait, hogy pontosan mit is gondol a leírt észrevétellel, jelenséggel kapcsolatban. A résztvevők így sorra elmondják őszinte gondolataikat az általuk leírtakkal kapcsolatosan.

Például: „Az ügyféllel hatékony volt az e-mailen keresztüli kapcsolattartás” kártya írója kiegészíti ezt azzal, hogy „A telefon helyett sokkal jobb volt e-mailen keresztül egyeztetni az ügyféllel, mert minden megállapodás könnyen visszakövethető volt így. A telefonon megbeszéltek sokszor feledésbe merültek vagy végül nem úgy alakultak, ahogy megbeszéltük”. Ebben az esetben a csapat megállapodik abban, hogy nincs szükség további feladat megfogalmazására a „Megállapodások” oszlopba, hiszen ez egy jól működő dolog volt, amit természetes, hogy a következő hasonló projektben is alkalmazni fognak.

A „To improve” oszlopban pedig „Az egymás részterveinek áttekintése, ellenőrzése sokszor elmaradt, ami később problémákhoz vezetett” kártya írója a felolvasás után a következőkkel egészíti ki a gondolatait: „Mivel néhány esetben elmaradt egymás ellenőrzése, amiben előzőleg megállapodtunk, így előfordult, hogy maradtak hibák a tervekben, amiket így nehéz volt később kijavítani, amikor a tervek már előrehaladottabb állapotban voltak. Ezért sokszor duplán dolgoztunk és az időből is kifutottunk.” A facilitátor ekkor megkérdezi a többieket is, ők ezt hogyan látják. Ezzel az észrevétellel mindenki egyetértett és javítandónak ítélték, ezért a csapat megállapodott abban a feladatban, hogy „Részterven csak akkor lehet tovább dolgozni, ha azt egy munkatárs is leellenőrizte, erre az ellenőrzésre pedig 1 munkanapon belül sor kell kerüljön, és minden csapattagnak részt kell vennie ebben az ellenőrzési munkában.”

Ahogy a facilitátor sorban végig veszi a csapattagokkal az összes retro kártyát, kialakul a harmadik oszlopban megállapodások listája, amin minden elem egy konkrét feladat vagy megállapodás, melyhez konkrét felelős is társul. Így a retrospektív végére senkiben nem marad kérdés, hogy kinek, min és hogyan kell fejlesztenie a projekt folyamatát illetően.

4. MEGÁLLAPODÁSOK RÖGZÍTÉSE

Időtartama max. 3 perc. Amikor előállt a megállapodások listája, a facilitátor egyben felolvassa a résztvevők számára, minden feladatot a hozzátartozó tulajdonossal együtt. A teljes Easy Retro tábla képernyőfotóját pedig elküldi a résztvevők számára e-mailben, hogy később is vissza lehessen térni hozzá, miről is volt szó a megbeszélésen és milyen megállapodások születtek. Ez lesz tulajdonképpen a retro jegyzőkönyve.

5. RETROspektív ZÁRÁSa, VISSZAJELZÉSEK KÉRÉSE

Időtartama max. 7 perc. A facilitátor a retrospektív végén megkéri a résztvevőket, hogy mondják el néhány mondatban, hogyan értékelik a mai retrot. Felteheti a következő kérdéseket:

• Szerintetek elérte a célját a mai retrospektív?
• Hogy éreztétek magatokat a retro közben?
• Sikerült őszintén és nyíltan megvitatni a lezárt projekttel kapcsolatos kérdéseket?
• Mit csinálnátok másképpen a következő retro alkalmával?

TIPPEK, GONDOLATOK A SIKERES RETROspektív MEGTARTÁSÁHOZ:

• A retrospektív megbeszélések sikerének záloga, hogy rendszeresen megtartásra kerül és megszabott időkereten belül lezajlik.
• A retrospektívek sikerét hosszú távon vezetőként abból veheted észre, hogy a résztvevők aktívak, vállalják a felelősséget a megfogalmazott teendőkért, és meg is valósítják azokat, őszinte és bizalmas légkörben tudnak retrozni, ezáltal mernek egymásnak visszajelzéseket adni.
• A retronak biztonságos teret kell teremtenie az emberek számára, hogy megosszák az őszinte visszajelzéseiket arról, hogy mi ment jól és mi nem, és párbeszédet generáljon arról, hogy mi az, amit legközelebb javítani lehetne. Ez egy olyan gyakorlat, amely segít az embereknek átgondolni projekt-munkamódszereiket, és folyamatosan jobbá tenni tevékenységüket.
• A retrospektíven sok esetben kisebb cégek esetén a cégvezető is részt vesz, hiszen gyakran ő is projekttag abban a tekintetben, hogy az üzletet, a projektet és annak kereteit ő tárgyalta le az ügyféllel, így az ő meglátásai is fontos részei lesznek a megbeszélésnek.
• Az találkozó sikere nagyban múlik a megbeszélés facilitátorán. Feladata, hogy mindvégig semleges maradjon, miközben meghatározza a megbeszélgetés hangnemét, a résztvevőket a témában, és a meghatározott időkereten belül tartsa. A semlegesség garantálásához lehetőleg egy, a projekten kívüli személyt kérj fel facilitátornak.
• Ha vezetőként mégis te tartod a retrot, akkor folyamatosan dolgoznod kell azon, hogy a vezetői tekintélyedet háttérbe szorítsd, hiszen a cél az, hogy az emberek megnyíljanak egymás előtt, ezáltal pedig a csapat fejlődjön.
• Fontos technika, amit nem szabad elfelejteni, hogy értékeljük a csendet is! A csend feszültséget kelt a megbeszélésen, és finoman kikényszeríti a meghívottakból a részvételt a retrospektíven.
• A megbeszélés résztvevői a retrokártyák megírásakor, gondolataik megosztásakor ne személyeskedjenek és ne hibáztassanak, hanem a valódi fejlődésre koncentráljanak, ez a cél lebegjen a szemük előtt. Mindenki építő jelleggel gondolja át azokat a lépéseket, amelyekkel javíthatóak a problémás területek, illetve azokat is, amik sikerhez vezettek a projektben. Facilitátorként teremts ehhez megfelelő légkört.
• A kártyák megbeszélésekor a facilitátornak nem a frusztrációra kell összpontosítania; általános kérdéseket kell feltennie, hogy kiderítse, mi okozta az adott eredményt, jelenséget, hogy a csapat megvitathassa a megoldásokat. A facilitátornak ismernie kell a különbséget a konstruktív és a destruktív konfliktus között, és arra kell törekednie, hogy a beszélgetés középpontjában az utóbbi elkerülése érdekében összpontosítson.
• A megállapodások és feladatok teljesítését a projekttagok vállalják el és ne a vezető! Próbálják a projekttagok autonóm, felhatalmazott csapatként csiszolni a projektfolyamatot, a cégvezetőt minél inkább kihagyva ebből a folyamatból. Ehhez vezetőként add minél nagyobb hozzájárulásod!
• Minden jó retrospektív kulcsa, hogy jó megállapodások szülessenek. De a végső cél, hogy ezen feladatok megvalósításával a jövőben valóban fejlődjön a projektek véghezvitele.
• Ha a csapatnak vagy annak vezetőjének erre igénye van, utánkövetésként lehetőség van a következő retro-k (néhány retronként) valamelyikén a korábbi megállapodás listát újra végignézni, hogy miként teljesültek a feladatok. A facilitátor megkérdezheti az aktuális retro végén a csapatot, hogy igénylik-e az utánkövetést. Amennyiben szeretnének ránézni az előző feladatokra, a facilitátor a következő kérdésekkel segítheti ebben őket: Hogyan sikerült ezt a feladatot véghez vinni? Mi az, ami megakadályozott abban, hogy megcsináld ezt a feladatot? Az utánkövetésre is érvényes, hogy a feladatok megbeszélése nem lehet hibáztató vagy személyeskedő. A cél itt is a projektfolyamat fejlesztése. Ha egy feladatot nem sikerült megcsinálni, érdemes megbeszélni, hogy mi volt ennek a valódi akadálya, illetve valóban szükséges-e az a megállapodás.